O que significa cada situação cadastral do CNPJ

Os cinco estados

Ativa

A empresa está regular e em pleno funcionamento perante a Receita Federal. Pode emitir nota fiscal, contratar e participar de licitação. É o único estado que não exige nenhuma ação.

Suspensa

Algo travou o cadastro, mas a situação é reversível. As causas mais comuns são omissão de declarações e indício de que a empresa não está no endereço informado. A empresa segue existindo, mas enfrenta restrição para emitir certidão e participar de licitação.

Inapta

Estágio seguinte à suspensão: a empresa deixou de entregar declarações por dois exercícios consecutivos e não foi localizada. Na prática, dificulta bastante operar, e os sócios podem responder pelas obrigações. Ainda é reversível com a regularização das pendências.

Baixada

O CNPJ foi encerrado. Pode ter sido encerramento voluntário ou baixa de ofício. A empresa não existe mais para fins fiscais e não pode operar nem emitir nota. É um estado definitivo.

Nula

O registro foi anulado, o que acontece quando há vício na constituição — CNPJ obtido com documento falso ou duplicidade de registro, por exemplo. Diferente da baixa, aqui o cadastro é tratado como se nunca tivesse valido.

A data e o motivo dizem muito

Ao lado da situação vem a data em que ela passou a valer. Uma empresa suspensa há duas semanas é um caso bem diferente de uma suspensa há três anos: a primeira pode estar no meio de uma regularização, a segunda provavelmente parou de operar.

Compare essa data com a de abertura. Empresa aberta há pouco tempo e já suspensa costuma indicar que nunca chegou a funcionar de fato.

Como se regulariza

Suspensão e inaptidão se resolvem entregando as declarações em atraso e confirmando o endereço junto à Receita Federal, pelo portal e-CAC. Depois do processamento, a situação volta para ativa sem necessidade de abrir novo CNPJ.

Baixa e nulidade não se revertem. Para voltar a operar é preciso constituir uma empresa nova, com CNPJ novo.

O que fazer antes de fechar negócio

Se a situação não estiver ativa, vale pedir explicação antes de seguir. Uma suspensão recente por pendência declaratória costuma ser administrativa e resolvível; inaptidão antiga merece bem mais cautela.

Para efeito legal — contrato, licitação, comprovação formal — use a certidão emitida pelo portal da Receita Federal. A consulta aqui serve para verificar rápido e decidir se vale ir adiante.